Jos ja kun osuuskunta hankkii säännöllisesti työsuoritteita jäseniltään tai muilta luonnollisilta henkilöiltä, sen on ilmoittauduttava työnantajarekisteriin. Myös palkkahallinto on järjestettävä joko itse tai ulkopuolista palveluntarjoajaa käyttäen; useimmat tilitoimistot tarjoavat myös palkkahallinnon palveluita.
Palkkaa vai työkorvausta
Työstä tai palvelusta maksettava korvaus voi olla palkkaa tai työkorvausta – niiden ero on hyvä selvittää etukäteen, jotta kaikki palkanmaksuun liittyvät toimenpiteet tehdyksi oikein. Palkkaa on korvaus työstä, joka tehdään työsuhteessa. Palkasta pidätetään ennakonpidätys sekä työeläke-, työttömyysvakuutus- sekä sairausvakuutusmaksu. Työkorvausta on puolestaan korvaus työstä, jota ei ole tehty työsuhteessa. Siitä tehdään ennakonpidätys, mutta ei muita palkanmaksuun liittyviä pidätyksiä. Verohallinnon ohjeessa Palkka ja työkorvaus verotuksessa on käsitelty palkan ja työkorvauksen sekä niiden perusteena olevien työsuhteen ja muun toimeksiantosuhteen välisiä eroja ja tunnusmerkkejä.
Luontoisedut osana palkkaa
Osuuskunta voi antaa työntekijöilleen luontoisetuja eli muuta kuin rahavastiketta työstä. Luontoisedut käsitellään työntekijän verotuksessa rahapalkan kaltaisena verotettavana ansiotulona. Tavanomaisimpia luontoisetuja ovat puhelinetu, autoetu, ravinto- eli ateriaetu ja asuntoetu. Verohallinto tekee vuosittain luontoisetupäätöksen, jolla vahvistetaan erilaisten etujen verotuksessa käytettävät käyvät arvot. Luontoisetujen verotusta on käsitelty Verohallinnon ohjeessa Luontoisedut verotuksessa.
Kustannusten korvaukset
Palkanmaksun yhteydessä tarvittaessa suoritettavat kustannusten korvaukset kuten kilometrikorvaukset, koti- ja ulkomaan päivärahat sekä ateria- ja majoittumiskorvaukset ovat verovapaita enintään Verohallinnon vahvistamista määristään. Osuuskunnan tulee huomioida, että kustannusten korvausten määräksi on saatettu esimerkiksi yleissitovissa työehtosopimuksissa sopia verovapaista määristä poikkeavia arvoja.
Lomiin liittyvä palkanmaksu
Palkanmaksajan on käsitteellisesti hyvä erottaa toisistaan myös lomiin liittyviä termejä. Lomapalkka on vuosiloman ajalta tavanomaisen työajan palkan sijasta maksettavaa palkkaa. Lomarahasta ei ole määrätty lainsäädännössä, vaan sen maksaminen perustuu yleensä työehtosopimukseen. Sen määrä on tavanomaisesti puolet loma-ajan palkasta ja se maksetaan useimmiten lomapalkan yhteydessä tai muutoin sovitusti porrastettuna. Lomakorvaus puolestaan tarkoittaa määräaikaisessa työsuhteessa olevalle maksettavaa korvausta vapaapäivistä tai työsuhteen päättyessä työntekijälle pitämättömästä vuosilomasta maksettavaa korvausta.
Työehtosopimusmääräykset palkoista ja muista työsuhteen ehdoista
Työnantajana toimittaessa on hyvin tärkeä muistaa, että useilla aloilla on lainsäädännöstä kuten työsopimuslaista, vuosilomalaista ja työaikalaista poikkeavia, työehtosopimuslakiin perustuvia työntekijöiden ja työantajien edustajien yhdessä sopimia työehtosopimuksia, joiden määräyksiä on noudatettava kaikissa asianomaisen toimialan työsuhteissa. Yleissitovaksi eli kaikkia asianomaisen alan työnantajia sitovaksi työehtosopimukseksi vahvistetut sopimukset julkaistaan oikeusministeriön Finlex-verkkopalvelussa.
Tulorekisteri
Tulorekisteri on vuonna 2019 käyttöönotettu viranomaisten yhteinen kansallinen tietokanta, johon palkan, verovapaan korvauksen tai etuuden maksaja ilmoittaa tiedot maksetusta tulosta viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Ulkoistetun palkkahallinnon tapauksessa palveluntarjoaja huolehtii myös tulorekisteri-ilmoitusten tekemisestä osuuskunnan puolesta.