Tilikausi ja tilinpäätös (OKL 8 luku 3-12 §§ sekä Kirjanpitolaki 1 luku 4 § ja 3-6 luvut)
Tilikaudesta voidaan määrätä joko perustamissopimuksessa tai säännöissä. Tilikauden muuttamisesta päättää aina osuuskunnan kokous riippumatta siitä, missä tilikaudesta on määrätty.
Kirjanpitolain mukaan tilikausi on 12 kuukautta, käytännössä useimmiten kalenterivuosi. Toimintaa aloitettaessa tai lopetettaessa taikka tilinpäätöksen ajankohtaa muutettaessa tilikausi voi olla tätä lyhyempi tai pitempi, kuitenkin enintään 18 kuukautta. Ensimmäinen ja viimeinen tilikausi voi olla kuinka lyhyt tahansa.
Mikäli osuuskunnan ensimmäinen tilikausi jäisi alle kuuden kuukauden pituiseksi, säännöissä kannattaa määrätä siitä, mikä on osuuskunnan ensimmäinen tilinpäätöspäivä. Tällöin ensimmäisestä tilikaudesta tulee riittävän pitkä. Käytännössä ensimmäinen tilikausi alkaa useimmiten perustamiskirjan allekirjoituspäivästä.
Osuuskunnan tilikausi on kalenterivuosi. Kultakin tilikaudelta on laadittava tilinpäätös. Tilinpäätös on annettava tilintarkastajalle vähintään kuukautta ennen sitä kokousta, jossa tuloslaskelma ja tase esitetään vahvistettaviksi.
Tilintarkastaja ja toiminnantarkastaja (OKL 7 luku ja TilintarkastusL)
Tilintarkastajan valinta:
Osuuskunnan velvollisuudesta valita tilintarkastaja ja toimittaa tilintarkastus säädetään tilintarkastuslaissa. Lähtökohta on se, että tilintarkastaja on valittava ja tilintarkastus toimitettava. Tilintarkastuslaissa on asetettu tilintarkastajaksi valittavalle pätevyysvaatimukset. Tilintarkastajana voi toimia vain tilintarkastuslain vaatimukset täyttävä ja ammatillisen pätevyystutkinnon suorittanut tilintarkastaja (KHT tai HTM) tai hyväksytty tilintarkastusyhteisö (KHT tai HTM) (TilintarkastusL 6 luku 30 – 34 §§).
Tilintarkastuslain mukaan pienet yhteisöt, mm. osuuskunnat on vapautettu tilintarkastusvelvollisuudesta ja tilintarkastajan valinnasta, jos sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella täyttyy vain yksi seuraavista tilintarkastuslaissa määritellyistä vähimmäisedellytyksistä:
- taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa;
- liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa;
- palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.
Vaikka osuuskunnan ei tilintarkastuslain mukaan tarvitse valita tilintarkastajaa, osuuskunnan säännöissä voidaan määrätä, että osuuskuntaan on aina valittava tilintarkastaja. Tällöin sääntöjen määräys velvoittaa osuuskuntaa valitsemaan tilintarkastajan.
Tilintarkastajan valitsee aina osuuskunnan kokous. Jos tilintarkastaja valitaan, tulee valita vähintään yksi tilintarkastaja ja varatilintarkastaja. Tilintarkastajan toimikausi jatkuu toistaiseksi, ellei säännöissä ole määrätty määräaikaisesta toimikaudesta.
Toiminnantarkastajan valinta:
Osuuskuntalain mukaan osuuskunta on velvollinen valitsemaan toiminnantarkastajan niihin osuuskuntiin, jotka on tilintarkastuslain perusteella vapautettu tilintarkastusvelvollisuudesta ja joihin ei myöskään sääntöjen määräyksen perusteella tarvitse valita tilintarkastajaa. Jos valitaan vain yksi toiminnantarkastaja, on lisäksi valittava ainakin yksi toiminnantarkastajan sijainen. Osuuskunnan säännöissä voidaan kuitenkin poiketa osuuskuntalaista ja määrätä, ettei osuuskuntaan valita toiminnantarkastajaa. Toiminnantarkastajan valitsee aina osuuskunnan kokous.
Toiminnantarkastajalle ei ole asetettu tilintarkastajia koskevia ammatillisia kelpoisuusvaatimuksia. Tämä ei tarkoita sitä, että toiminnantarkastajaksi voidaan valita kuka tahansa maallikko. Osuuskuntalaki lähtee siitä, että toiminnantarkastajalla on oltava osuuskunnan toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden tarpeellinen taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus ja kokemus. Toiminnantarkastajan on myös oltava riippumaton suhteessa osuuskuntaan ja sen hallintoon. Osuuskuntalain mukaan toiminnantarkastajana ei voi olla esimerkiksi hallituksen jäsen, toimitusjohtaja, näiden lähisukulainen tai osuuskunnan palveluksessa oleva. Sen sijaan osuuskunnan jäsen ei ole esteellinen toimimaan toiminnantarkastajana. (Toiminnantarkastajan kelpoisuus ja riippumattomuus ks. OskL 7 luku 9 §).
Vaihtoehdot tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valinnasta
1 ) Sääntömääräys, jossa vain viittaus tilintarkastuslakiin:
Varsinaisessa osuuskunnan kokouksessa on valittava vähintään yksi tilintarkastaja ja varatilintarkastaja tai tilintarkastajaksi tilintarkastusyhteisö. Jos osuuskuntaan ei tilintarkastuslain mukaan tarvitse valita tilintarkastajaa, täytyy varsinaisessa osuuskunnan kokouksessa valita vähintään yksi toiminnantarkastaja ja yksi toiminnantarkastajan sijainen. Sekä tilintarkastajan että toiminnantarkastajan toimikausi on toistaiseksi voimassa oleva. Säännöissä voidaan määrätä määräaikaisesta toimikaudesta.
Edellä mainitulla sääntömääräyksellä on lähinnä informaatioarvoa eikä sen kirjaaminen sääntöihin ole välttämätöntä, jos noudatetaan osuuskuntalain ja tilintarkastuslain olettamasäännöksiä tilintarkastajasta ja toiminnantarkastajasta.
”Osuuskunnalle valitaan yksi tilintarkastaja ja varatilintarkastaja, jos tilintarkastuslaki sitä edellyttää. Tilintarkastajan toimikausi on toistaiseksi voimassa oleva./ VAIHTOEHTO Tilintarkastajan toimikausi alkaa valinnasta ja päättyy seuraavana vuonna / toisena vuotena / kolmantena vuotena uuden tilintarkastajan valintaan. Osuuskunnalla on oltava osuuskunnan kokouksen valitsema toiminnantarkastaja ja toiminnantarkastajan sijainen, jos osuuskunnassa ei ole tilintarkastajaa.”
2) Säännöissä ehdoton määräys tilintarkastajan valinnasta:
Tilintarkastaja ja varatilintarkastaja on aina valittava, vaikka tilintarkastuslain perusteella osuuskuntaan ei tarvitse valita tilintarkastajaa.
”Osuuskunnalle on valittava tilintarkastaja ja varatilintarkastaja. Tilintarkastajan toimikausi on toistaiseksi voimassa oleva. / VAIHTOEHTO Tilintarkastajan toimikausi alkaa valinnasta ja päättyy seuraavana vuonna / toisena vuotena / kolmantena vuotena uuden tilintarkastajan valintaan.”
3) Säännöissä määräys, ettei osuuskunnalle valita toiminnantarkastajaa:
”Osuuskunnalle valitaan tilintarkastaja ja varatilintarkastaja, jos tilintarkastuslaki sitä edellyttää. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan toimikausi on toistaiseksi voimassa oleva / VAIHTOEHTO Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan toimikausi alkaa valinnasta ja päättyy seuraavana vuonna / toisena vuotena / kolmantena vuotena uuden tilintarkastajan valintaan. Osuuskuntaan ei valita toiminnantarkastajaa.”