Osuuskunnan jäsenten on pohdittava taloushallinnon järjestämistä, toimivuutta ja kustannuksia. Vaikka jäsenistössä olisikin talousasioiden osaajia, toimialaa ja yhteisömuotoa tunteva, sopivia sähköisiä välineitä käyttävä sekä osaava ja alan standardeja noudattava tilitoimisto on helposti palveluista koituvien kustannusten arvoinen. Osuuskunnalla kirjanpitovelvollisena säilyy viimekädessä vastuu kirjanpidon, tilinpäätöksen ja viranomaisilmoitusten oikeellisuudesta, mutta tilitoimistollakin on lakisääteinen ja toimialan itsekontrolliin perustuva vastuu toimeksiannostaan. Yhteistyön pohjana on sovittu työnjako ja sen perusteella annetut valtuudet hoitaa osuuskunnan asioita. Työnjaossa on otettava kantaa muun muassa seuraaviin asiakokonaisuuksiin:
- perustamiseen ja toiminnan aloittamiseen liittyvät toimenpiteet kuten perustamis- ja rekisteröintitoimet, pankkiyhteyksien ja muiden ohjelmistojen käyttöönotto
- myyntiin ja asiakashallintaan liittyvät toimenpiteet kuten asiakas- ja muiden rekisterien ylläpito, myyntilaskujen tekeminen ja lähettäminen sekä myyntireskontran ja maksuvalvonnan eli muistutusten sekä perinnän hoitaminen
- osto-, kulu- ja matkalaskujen hallinta ja maksatus – laskujen vastaanotto, tarkistaminen, hyväksyntä ja maksaminen sekä ostoreskontran ylläpitäminen
- työsuhteisiin ja palkanmaksuun liittyvät tehtävät kuten henkilörekisterien ja palkkatietojen ylläpito, palkanlaskenta ja maksaminen, tulorekisteri-ilmoitukset sekä erilaisten palkansaajille annettavien todistusten laatiminen ja toimittaminen
- eri verolajeihin ja veronluonteisiin maksuihin kuten arvonlisäveroihin, tuloverotukseen ja veroilmoitukseen ja työnantajasuorituksiin liittyvät raportointi- ja maksatustehtävät
- kirjanpitoon, tilinpäätökseen ja tilintarkastukseen liittyvät tehtävät kuten osto- ja myyntilaskujen tiliöinti, täsmäytysten ja erittelyiden laatiminen, tilinpäätöksen laatiminen, tilintarkastajan avustaminen ja tarkastuksen mahdollistaminen sähköisissä järjestelmissä, hallintoaineiston tallentaminen sekä tilinpäätöksen rekisteröinti
- sisäisen laskennan mahdollistaminen eli budjetoinnin laatiminen ja integroiminen taloushallinnon järjestelmiin, kustannuspaikkojen ja muiden seurantakohteiden merkintä taloushallinnon järjestelmiin sekä osuuskunnan maksuvalmiuden, kannattavuuden ja vakavaraisuuden seurannan mahdollistava raportointi osuuskunnan talousjohtamista varten
Sähköinen taloushallinto
Sähköinen taloushallinto tarkoittaa osuuskunnan talouden hoitamista digitaalisilla järjestelmillä paperitositteiden ja -aineistojen sijaan. Kaikki talousprosessit kuten ostolaskujen vastaanotto ja käsittely, myyntilaskujen laatiminen, lähettäminen ja seuranta, kirjanpito, palkanlaskenta ja viranomaisilmoitukset voidaan hoitaa sähköisesti ja reaaliaikaisesti. Osuuskunnan ja tilitoimiston lisäksi myös tilintarkastaja pystyy toteuttamaan tarkastukseen liittyvät toimenpiteet sähköisesti paperien ja mappien sijaan. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa myös automaation käyttämisen erilaisissa rutiinitehtävissä, vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta sekä helpottaa kirjanpitovelvollisen säilytysvelvollisuuden (tilinpäätösasiakirjat 10 vuotta ja muu kirjanpitoaineisto 6 vuotta tilikauden päättymisestä) toteuttamista.