Kirjanpidon avulla muodostetaan myös talouden seurannan kannalta keskeiset tuloslaskelma ja tase.
Tuloslaskelma kuvaa yrityksen yksittäisen tilikauden tuloksen muodostumisen. Siinä lasketaan vähennyslaskumuotoisesti tilikaudelle kuuluvat tulot eli tuotot sekä niiden hankkimiseksi käytetyt tilikaudelle kuuluvat menot eli kulut.
Tase puolestaan kuvaa yrityksen varallisuusasemaa tietyllä ajan hetkellä, yleensä tilikauden päätöspäivänä. Taseessa esitetään yrityksen rahan lähteet (taseen vastattavaa-puoli eli yrityksen käytössä oleva oma ja vieras pääoma) ja rahan käyttö (taseen vastaavaa-puoli eli mihin varallisuuslajeihin kuten koneisiin, laitteisiin, varastossa oleviin raaka-aineisiin tai pankkitilillä oleviin varoihin yrityksen käytössä oleva pääoma on sitoutunut).
Tuloslaskelman ja taseen kannalta on olennaista se, että ne kuvaavat määrättyä ajanjaksoa tai -hetkeä. Tilikauden tuloslaskelmalla saa esittää vain kyseisellä ajanjaksolle suoriteperusteisesti toteutuneita tuottoja ja kuluja. Suoriteperusteisuus tarkoittaa yksinkertaistettuna sitä, että tilikaudelle kirjataan ne tuotot, joita koskevat tuotteet tai palvelut on toimitettu asiakkaalle. Kuluksi puolestaan kirjataan se osa menoista, joka on tuon tuoton saamiseksi käytetty. Jos esimerkiksi varastoon ostetaan tavaroita, niiden hankintamenosta vain toimitettujen suoritteiden osuus kirjataan kuluksi ja varastoon jäävä, tulevissa suoritteissa tarvittava osa kirjataan myös kirjanpidossa taseeseen odottamaan tulevaa käyttöä.
Valtioneuvoston asetuksessa pien- ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä esitettävistä tiedoista on säädetty näiden yritysten tilinpäätökseen käytettävistä tuloslaskelma- ja tasekaavoista. Tuloslaskelma voidaan laatia joko kululaji- tai toimintokohtaisena. Kaikki yritykset eivät tarvitse omassa toiminnassaan kaikkia kaavoissa käytettyjä rivejä, joten käytännön toteutukset voivat vaihdella yrityskohtaisesti. Alla on kuvattu lyhennetty versio pienyrityksen kululajikohtaisesta tuloslaskelmasta ja taseesta yleisimpien rivien selostuksineen:
1. LIIKEVAIHTO
Liikevaihdossa esitetään kaikki kyseiselle tilikaudelle suoriteperusteiset kuuluvat varsinaisen toiminnan myynnit arvonlisäverottomana
2. Valmiiden ja keskeneräisten tuotteiden varastojen muutos
Valmiiden ja keskeneräisten tuotteiden varaston muutoksessa esitetään varastoon tehtyjen, mutta vielä toimittamatta olevien tuotteiden lisääntyminen tai vähentyminen (varastomäärän lisääntyminen kasvattaa tilikauden tulosta ja pienentyminen pienentää sitä)
3. Valmistus omaan käyttöön
Jos yritys valmistaa hankkimistaan aineista ja tarvikkeista omaa tai ulkopuolista työvoimaa käyttäen omaan käyttöönsä esimerkiksi työkaluja, koneita tai rakennelmia, niiden hankintameno oikaistaan tuloslaskelmalta (kyseiset omaan käyttöön valmistettujen hyödykkeiden hankintamenot aktivoidaan taseeseen ja poistetaan vaikutusaikanaan poistojen kautta)
4. Liiketoiminnan muut tuotot
Liiketoiminnan muut tuotot tarkoittavat sellaisia tuottoja, jotka yritys saa muutoin kuin varsinaisen toimintansa tuotteiden tai palveluiden myynnistä. Muita tuottoja ovat esimerkiksi erilaiset tuet ja avustukset tai vuokratulot.
5. Materiaalit ja palvelut
Tilikaudella hankitut materiaalit ja palvelut kirjataan hankintamenon mukaan ja jaoteltuna aineisiin, tarvikkeisiin ja tavaroihin sekä ulkopuolisilta ostettuihin palveluihin
a) Aineet, tarvikkeet ja tavarat
aa) Ostot tilikauden aikana
Kaikki ostetut aineet, tarvikkeet ja tavarat arvonlisäverottomasta hankintahinnastaan
ab) Varastojen muutos
Suoriteperusteen mukaisesti sellaiset aineet, tarvikkeet ja tavarat, joita ei ole käytetty kyseisellä tilikaudella kirjataan varastoon odottamaan tulevaa käyttöä. Puolestaan sellaiset tavarat, jotka on hankittu aiemmin ja otetaan vasta kyseisellä tilikaudella, kirjataan kuluksi käyttöhetkellään. Jos varastoon menevien tavaroiden määrä ylittää varastosta otettavien tavaroiden määrän, vaikutus tilikauden tulokseen on positiivinen, toisin päin puolestaan negatiivinen
b) Ulkopuoliset palvelut
Ulkopuolisilta palveluntarjoajilta ostettavat palvelut, jotka liittyvät välittömästi myytävien palveluiden tai tuotteiden tuottamiseen tilikaudella, kirjataan ulkopuolisiin palveluihin (muut ulkopuoliset palvelut kirjataan liiketoiminnan muihin kuluihin)
6. Henkilöstökulut
Henkilöstökulujen ryhmään kuuluvat kulut jaetaan palkkoihin ja palkkioihin sekä henkilösivukuluihin
a) Palkat ja palkkiot
Suoriteperusteisesti tilikaudelle kuuluvat palkat ja palkkiot bruttomäärästään
b) Henkilösivukulut
Henkilösivukulut jaetaan eläkekuluihin ja muihin henkilösivukuluihin. Eläkekuluja ovat muun muassa tilikaudella maksetut eläkkeet, pakolliset ja vapaaehtoiset eläkevakuutumaksut. Muita henkilösivukuluja ovat puolestaan työttömyysvakuutus-, tapaturmavakuutus- ja sosiaaliturvamaksut
7. Poistot ja arvonalentumiset
Poistot ja arvonalentumiset sisältävät suunnitelmanmukaiset poistot eli nimensä mukaisesti kaikkien eri poistopohjien yhteenlasketut, tilikaudelle poistosuunnitelman mukaisesti kuuluvat osuudet hankintamenoista.
Jos taseen pysyviin vastaaviin kirjatun eli yrityksen käyttöön jatkuvasti tarkoitetun omaisuuserän (kone, laite, rakennus, arvopaperi) käypä arvo laskee muutoin kuin väliaikaisesti alle jäljellä olevan kirjanpitoarvon, esitetään tällainen arvonalentuminen tulosvaikutteisesti tuloslaskelmalla (eroaa suunnitelman mukaisista poistoista siinä, ettei ole suunniteltu hyödykkeen kulumiseen perustuva poisto).
Myös taseen vaihtuviin vastaaviin eli yrityksen pääomaa väliaikaisesti sitoviin eriin sisältyvän omaisuuden arvo voi laskea pysyvästi, jolloin arvonalentuminen esitetään tulosvaikutteisesti tuloslaskelmalla.
8. Liiketoiminnan muut kulut
Liiketoiminnan muut kulut sisältää suuren määrän erilaisia kiinteitä kuluja, joiden määrä ei suoraan riipu yrityksen toimittamien palveluiden tai tuotteiden määrästä. Muita kuluja ovat esimerkiksi pankki- ja vakuutuspalveluiden, kirjanpidon ja tilintarkastuksen, markkinointi- ja viestintäpalveluiden, ajoneuvojen ja matkojen, toimitila- ja kalustovuokrien sekä käyttöhyödykkeiden (sähkö, vesi, kaasu, kaukolämpö) hankinnan kulut.
9. LIIKEVOITTO (-TAPPIO)
Osuuskunnan tapauksessa voitosta käytetään ylijäämä- ja tappiosta alijäämänimitystä; kyseessä on sisällöllisesti sama asia. Liikevoitto tai -tappio kertoo yrityksen varsinaisen toiminnan tuloksen ennen rahoitustuottoja ja -kuluja sekä veroja eli kuinka kannattavaa varsinainen toiminta on.
10. Rahoitustuotot ja -kulut
Rahoitustuottoihin kaikki erityyppiset ja eri lähteistä olevat tuotot kuten konserni- ja omistusyhteysyrityksistä saadut tuotot ja korkotuotot. Rahoituskuluja puolestaan ovat korkokulut ja rahoituksiin liittyvät muut kulut sekä sellaiset sijoitusten arvonalentumiset, joita ei ole kirjattu poistoihin ja arvonalentumisiin
11. VOITTO (TAPPIO) ENNEN TILINPÄÄTÖSSIIRTOJA JA VEROJA
12. Tilinpäätössiirrot
Tilinpäätössiirrot ovat pääasiassa verotusta varten tehtäviä kirjanpitojärjestelyjä, jotka vaikuttavat tilikauden verotettavaan tulokseen. Kirjanpidon ja verotuksen poistojen eritahtisuudesta johtuva poistoeron muutos sekä erilaiset varaukset tuleviin menoihin ovat niistä keskeisimpiä. Konserniavustus on samaan konserniin kuuluvien yritysten välinen sisäinen rahoitusmuoto ja tulosten järjestelykeino.
13. Tuloverot
Osuuskunnat maksavat tuloveroa tilikauden tuloksesta 20 % verokannan mukaan.
14. Muut välittömät verot
Erällä ei ole juurikaan käyttöä osuuskunnan tilinpäätöksessä.
15. TILIKAUDEN VOITTO (TAPPIO)
Tilikauden voitto eli ylijäämä tai tappio eli alijäämä on koko tilikauden tuloksellisuutta kuvaava, edellä tuloslaskelmassa esitettyjen erien yhteen- ja vähennyslaskuna saatava lopputulos. Kyseinen erä siirretään taseeseen edellisten tilikausien voitto(ylijäämä)/tappio(alijäämä) tilille. Osuuskuntien oli aiemmin pakollista kerryttää taseessaan vararahastoa tulevan tappiollisen toiminnan varalle eli määrätty osa tilikauden ylijäämästä siirrettiin vararahastoon. Nykyisin tämä ei ole lain mukaan pakollista, mutta jos osuuskunnan säännöissä edelleen on vararahastoa koskevia määräyksiä, niitä tulee noudattaa tai vaihtoehtoisesti muuttaa sääntöjä siltä osin.
V a s t a a v a a (mihin yrityksen käyttöönsä saamat pääomat on sijoitettu)
A PYSYVÄT VASTAAVAT
Pysyvillä vastaavilla tarkoitetaan yrityksen käyttöön pidemmäksi aikaa hankittuja hyödykkeitä, ei siis sellaista omaisuutta, joka on tarkoitus myydä varsinaisessa toiminnassa tai käyttää osana varsinaisen toiminnan tuotteiden tai palveluiden myyntiä.
I Aineettomat hyödykkeet
Aineettomat hyödykkeet ovat nimensä mukaisesti erilaisia oikeuksia ja vastaavia, joiden odotetaan tuottavan tuloa tulevaisuudessa, esimerkiksi taseeseen kehittämismenoiksi aktivoituja kustannuksia, aineettomia oikeuksia kuten ohjelmistoja ja lisenssejä, hankittujen muiden yritysten hankintahintaan liittyvää tasearvon ylittävästä kauppahinnasta muodostunutta liikearvoa sekä ennakkomaksuja, jotka on maksettu tällaisen aineettoman hyödykkeen toimittajalle ennen suorituksen vastaanottamista.
II Aineelliset hyödykkeet
Aineellisia hyödykkeitä puolestaan ovat jälleen nimensä mukaisesti kosketeltavissa olevat omaisuuserät kuten maa- ja vesialueet, rakennukset ja rakennelmat, koneet ja kalusto, muut edellisiin ryhmiin kuulumattomat aineelliset hyödykkeet sekä tällaisten hankintojen maksetut ennakkomaksut.
III Sijoitukset
Yritykset voivat myös hankkia konserni- tai omistusyhteysyritysten osakkeita ja osuuksia sekä niillä saattaa olla saamisia tällaisilta yrityksiltä. Myös muunlaiset osakkeet ja osuudet, jotka on tarkoitettu omistettavaksi pidempiaikaisesti kuuluvat pysyvien vastaavien sijoituksiin.
B VAIHTUVAT VASTAAVAT
Vaihtuvat vastaavat nimensä mukaisesti vaihtuvat yrityksen varsinaisen toiminnan käytössä.
I Vaihto-omaisuus
Vaihto-omaisuuteen sisältyvät yrityksen varastossa olevat aineet ja tarvikkeet, keskeneräiset tuotteet, valmiit tuotteet ja tavarat sekä muu näihin rinnastettava vaihto-omaisuus ja vaihto-omaisuudesta maksetut ennakkomaksut (vaihto-omaisuuserä on maksettu, mutta ei vielä vastaanotettu).
II Saamiset, erikseen pitkäaikaiset
Saamisten luokkaan kuuluvat myyntisaamiset eli toimitetuista tavaroista vielä saamatta oleva kauppahinta tai sen osa, konserni- ja omistusyhteysyrityksiltä oleva vastaava saaminen, mahdolliset lainasaamiset, muut saamiset sekä erilaiset verojen ja muiden maksujen maksamiseen liittyvät siirtosaamiset (maksettu, mutta suoritusperuste ei vielä täyttynyt).
III Rahoitusarvopaperit
Rahoitusarvopapereihin kirjataan erilaiset suhteellisen nopeasti realisoitavat ja yrityksen maksuvalmiuden ylläpitämiseen liittyvät, muut kuin varsinaisena rahana olevat omaisuuserät kuten sijoitusrahasto-osuudet.
IV Rahat ja pankkisaamiset
Rahat ja pankkisaamiset ovat nimenomaisesti välittömästi rahana käytettävissä olevat varat. Rahat ja pankkisaamiset -tili voi olla myös negatiivinen, jos yrityksellä on käytössään maksuliikennetiliin liitetty luottolimiitti, jonka luotto on käytössä.
V a s t a t t a v a a (mistä lähteistä yrityksen käytössä oleva pääoma on kerätty)
A OMA PÄÄOMA
I Osake-, osuus- tai muu vastaava pääoma
Osake-, osuus- ja muuhun vastaavaan pääomaan kirjataan osuusmaksut
II Ylikurssirahasto
Ylikurssirahastoon merkitään nimellisarvon ylittävä osa osuuden tai osakkeen merkintähinnasta. Rahasto on harvemmin käytössä nykyisin perustettavissa yhteisöissä, koska niiden osuudet ja osakkeet ovat nimellisarvottomia. Osuusmaksun ylittävä osa osuuden merkintähinnasta kirjataan nykyisin sijoitetun vapaan oman pääoman rahastoon
III Arvonkorotusrahasto
Arvonkorotusrahastoon vastakirjataan taseen vastaavaa puolella olevaan omaisuuserään tehty realisoitumaton arvonkorotus
IV Muut rahastot
Muita rahastoja ovat esimerkiksi sijoitetun vapaan oman pääoman rahasto, vararahasto ja muut sääntöjen mukaan perustetut rahastot
V Edellisten tilikausien voitto (tappio)
Edellisten tilikausien voitto (ylijäämä)/tappio (alijäämä) ilmentää summana aiempien tilikausien kertymää, josta on vähennetty myös mahdollinen ylijäämän jako
VI Tilikauden voitto (tappio)
Viimeisimmän tilikauden voitto (ylijäämä)/tappio (alijäämä) kirjataan erikseen omalle tililleen
B TILINPÄÄTÖSSIIRTOJEN KERTYMÄ
Tilinpäätössiirtojen kertymässä esitetään poistoeron muutos ja verotusperusteisten varausten määrä
C PAKOLLISET VARAUKSET
Pakollisia varauksia ovat muun muassa eläke- ja verovaraukset, joilla varaudutaan tulevaisuudessa erääntyvään velvoitteeseen
D VIERAS PÄÄOMA, erikseen pitkäaikainen
Vieras pääoma esitetään tavallisesti niin, että ensin allekkain on pitkäaikainen vieras pääoma lajeittain ja sen jälkeen lyhytaikainen allekkain lajeittain. Pitkäaikaisella tarkoitetaan vierasta pääomaa, jonka erääntymiseen on aikaa vähintään vuosi. Siten esimerkiksi usean vuoden takaisinmaksuajalla olevasta pankkilainasta kirjataan lyhytaikaiseen vieraaseen pääomaan seuraavan vuoden lyhennykset ja pitkäaikaiseen vieraaseen pääomaan loppuosa.
Vieraan pääoman (pitkän ja lyhyen) eriä ovat
Joukkovelkakirjalainat
Vaihtovelkakirjalainat
Lainat rahoituslaitoksilta
Esimerkiksi pankkilainat ja rahoitusyhtiöiden kohdevakuudelliset rahoitukset
Takaisinlainat työeläkevakuutuslaitoksilta
Saadut ennakot
Ennakkomaksut, jotka on saatu asiakkailta, vaikka omaa suoritetta ei ole vielä luovutettu
Ostovelat
Aineiden, tarvikkeiden, ulkopuolisten palveluiden ja liiketoiminnan muihin kuluihin kirjattavien ostojen hankinnasta johtuvat laskut, joita ei vielä ole maksettu
Rahoitusvekselit
Velat saman konsernin yrityksille
Velat omistusyhteysyrityksille
Muut velat
Siirtovelat
Esimerkiksi lomapalkkavelka, jonka suoriteperuste on syntynyt työntekijän työn myötä, mutta joka erääntyy maksettavaksi vasta kun työntekijä on lomakaudella lomalla
Pienyrityksen on lisäksi esitettävä tilinpäätöksessään liitetietoina (sellainen osuuskunta, jolla ei ole velvollisuutta laatia toimintakertomusta voi esittää myös osuuskuntalain edellyttämät toimintakertomustiedot liitetietoina) erilaisia tilinpäätökseltä vaadittavan oikean ja riittävän kuvan antamista tukevia tietoja.
- Tilinpäätöksen laatimisperiaatteet kuten arvostusperiaatteet ja -menetelmät sekä jaksotusperiaatteet ja -menetelmät
- Tieto poikkeuksellisista eristä ja niiden sisällöstä
- Tiedot tilikauden jälkeisistä olennaisista tapahtumista, jos ne eivät ilmene muuten tilinpäätöksestä, sekä arvio tällaisten tapahtumien taloudellisesta merkityksestä
- Tiedot arvonkorotusrahaston muutoksista
- Tiedot rahoitusvälineiden käypään arvoon merkitsemisestä
- Yhteenlaskettu määrä myöhemmin kuin viiden vuoden kuluttua erääntyvistä pitkäaikaisista lainoista
- Tieto kirjanpitovelvollisen antamista vakuuksista ja taseen ulkopuolisista sitoumuksista ja järjestelyistä
- Tiedot emoyrityksestä
- Tiedot toimitusjohtajalle ja hallintoelinten jäsenille annetuista lainoista
- Liiketoimet intressitahojen kanssa
- Tiedot henkilöstöstä
- Tiedot omien osakkeiden ja osuuksien hankinnoista ja luovutuksista