Pankkipalvelut
Osuuskunta tarvitsee heti perustamisestaan lähtien rahaliikennettään varten oman pankkitilin sekä tarkoituksenmukaiset tilinkäyttövälineet ja niiden käyttämiseen valtuutetut henkilöt.
Osuuskunnalle avataan oma pankkitili ja määritellään tilinkäyttövälineet kuten pankki- tai luottokortit sekä verkkopankkiyhteydet. Parhaat ja ajankohtaisimmat ohjeet, dokumenttipohjat ja lomakkeet näihin toimenpiteisiin saa pankeilta itseltään. Pankit nimittäin noudattavat tiukkoja sääntelyvaatimuksia, joten niiden on selvitettävä asiakkaidensa taustat palveluiden avaamisvaiheessa: tuntemisvaatimus sisältää muun muassa asiakkaan ja tämän edustajan tunnistamisen ja henkilöllisyyden todentamisen, tosiasiallisten edunsaajien todentamisen sekä selonottovelvollisuuden asiakkaan toiminnasta, liiketoimien laadusta ja laajuudesta sekä epäilyttävistä liiketoimista.
Osuuskunnan on nimettävä ja valtuutettava sen puolesta pankkiasiointia hoitavat henkilöt. Valtuutus voi perustua asemaan ja nimenkirjoitusoikeuteen tai osuuskunnan asianmukaisen toimielimen antamaan valtuutukseen. Käytännön toiminnan kannalta on suositeltavaa, että osuuskunta valtuuttaa useamman kuin yhden henkilön, jolloin sujuva asioiden hoitaminen voidaan varmistaa eri tilanteissa. Käyttöoikeudet voidaan määritellä eri henkilöille laajuudeltaan yksilöllisinä.
Maksuvalmius
Yrityksen maksuvalmius on elintärkeä toiminnan jatkuvuuden kannalta eli pankkipalveluiden ohella on suunniteltava ja otettava käyttöön laskutukseen liittyvät toimintatavat. Toimialasta riippuen asiakkaat maksavat ostamansa tuotteet ja palvelut vastaanottohetkellä (käteis- ja korttimaksut) tai laskua vastaan. Laskuttajan oman kassavirran kannalta laskulle annettavan maksuajan tulisi olla mahdollisimman lyhyt, jopa seitsemän päivää, mutta tavanomaisia maksuaikoja ovat 14–30 päivää – tämän ylittävistä maksuajoista tulee erikseen sopia myyjän ja ostajan välillä. Paperi- ja sähköpostilaskuja käytetään edelleen melko laajasti, mutta sähköinen laskutus yleistyy ja etenkin isommat toimittajat laskuttavat kuluttaja-asiakkaita niin sanotulla e-laskulla. Vuonna 2020 voimaan tulleen verkkolaskulain[1] mukaan elinkeinonharjoittajien välisessä laskutuksessa on toimitettava verkkolasku yritysasiakkaan niin vaatiessa. Sähköisen laskutustavan etuna on laskuttajankin kannalta laskutuksen suora yhteys kirjanpitoon tehtäviin kirjauksiin. Laskutuksen tärkeimmät muistettavat asiat ovat:
- laskun lähettäminen heti kun sitä koskeva suorite on toimitettu asiakkaalle tai sopimuksen mukainen muu laskutusehto on täyttynyt esimerkiksi ennakkolaskujen osalta
- laskun oikea sisältö ja toimittamistapa, jotta vältytään hyvityslaskujen ja selvittämistyön aiheuttamilta kustannuksilta ja viivästyksiltä
- maksuvalvonta eli laajasti ajatellen asiakkaiden maksukykyisyyden tarkistaminen jo ennen sopimuksen solmimista, muistutusten lähettäminen heti maksun viivästyttyä sekä viime kädessä erilaiset perintätoimet joko itse tai ulkopuolista palvelua hyödyntäen