Osuuskunnan talous

1. Osuuskunnan perustaminen

Jo ennen osuuskunnan perustamista kannattaa osuuskunnan etsiä itselleen tilitoimisto, joka varmistaa, että alkuvaiheen tiedot tulevat ilmoitettua oikein kaupparekisteriin. Tilikauden pituus on 12 kuukautta, ja se voi olla muukin kuin kalenterivuosi. Ensimmäinen tilikausi saa olla 6-18 kuukautta pitkä. Lisäksi perustamisilmoituksella hakeudutaan tarpeen mukaan erilaisiin verohallinnon rekistereihin (mm. ennakkoperintä-, arvonlisävero ja työnantajarekisteri).  Lisätietoja www.prh.fi.

Nimenkirjoitusoikeus voi olla yhdellä tai useammalla henkilöllä. Kannattaa kuitenkin huomioida, että viranomaisten (verottaja, PRH) verkkopalveluita on helpompi käyttää, jos nimenkirjoitusoikeus on yhdellä henkilöllä. Säännöissä voidaan määrätä, että esimerkiksi hallituksen puheenjohtaja ja toimitusjohtaja voivat kumpikin kirjoittaa yksin osuuskunnan toiminimen. Toinen vaihtoehto voisi olla, että säännöissä määrätään nimenkirjoitusoikeus yhdelle henkilölle, ja hallitus päätöksellään voi antaa nimenkirjoitusoikeuden myös muulle henkilölle. Kun osuuskunta on rekisteröity ja saanut y-tunnuksen, haetaan osuuskunnalle suomi.fi- tunnus, jonka avulla annetaan tietoja eri viranomaisille. Tilitoimistolle voidaan delegoida valtuutus lähettää mm. veroilmoitukset ja Tulorekisteri-ilmoitukset. Lisätietoja www.suomi.fi

Osuuskunnan on syytä jo heti perustamisvaiheessa valita henkilö, joka hoitaa osuuskunnan kaikki käytännön taloushallinnon tehtävät ja toimii tilitoimistoon päin yhteyshenkilönä. 

2. Pankkitilin avaaminen

Osuuskunnalla on oltava pankkitili. Rahanpesulain myötä pankkien tulee entistä tarkemmin selvittää pankkitilin omistajien taustat ja luottokelpoisuus.  Osuuskunnan pankkitilin käyttöoikeus on hyvä olla kahdella henkilöllä; taloudenhoitajalla ja yhdellä varahenkilöllä (esim. hallituksen puheenjohtaja tai toimitusjohtaja). Osuuskunnalle kannattaa myös hankkia oma pankki- ja luottokortti.

3. Alkuvaiheen rahoitus

Kun osuuskunnan pankkitili on avattu, ryhdytään keräämään osuuskunnan jäseniltä osuusmaksuja ja muita säännöissä määriteltyjä maksuja. Osuuskunnan alkuvaiheen rahoitus koostuu yleensä näistä tai jäsenten antamista lainoista.  Lisäksi on voitu hakea erilaisia käynnistämistukia tai -lainoja.  Näillä rahoitusmuodoilla katetaan osuuskunnan perustamis- ja alkuvaiheen kuluja kuten puhelinten ja muiden hankinnat, ohjelmistot, toimitilakulut, rekisteri-ilmoitukset, tilitoimistopalvelut sekä vakuutukset.  

4. Palkanlaskenta

Osuuskunta voi maksaa työstä korvausta

1. Palkkana, jos työntekijä on työsuhteessa. Osuuskunta hoitaa lakisääteiset palkan sivukulut (eläkevakuutus, muut lakisääteiset vakuutusmaksut ja sairausvakuutus- eli sv-maksu verottajalle)
2. Palkkana, jos työntekijä toimii yrittäjänä osuuskunnassa (alle 3 jäsentä).  Työntekijälle on otettu YEL eli Yrittäjän eläkevakuutusmaksu. Tapaturmavakuutus on vapaaehtoinen, sv-maksu maksetaan verottajalle
3. Työkorvauksena, jos työntekijä ei ole työsuhteessa osuuskuntaan. Työntekijä hoitaa itse kaikki lakisääteiset vakuutusmaksut
4. Laskulla, jolloin työntekijä laskuttaa työstään ennakkoperintärekisteriin merkityn yhteisön kautta. Tällainen voi olla esimerkiksi osuuskunta, osakeyhtiö, toiminimi, laskutuspalvelu tai yhdistys.

Työsuhteen ja toimeksiantosuhteen tunnusmerkkejä on käsitelty verohallinnon ohjeissa: https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/48037/palkka-ja-ty%C3%B6korvaus-verotuksessa/

Alla on palkanlaskenta-esimerkki (prosentit ovat vuoden 2024 lukuja)

Työnantajan maksaa palkan sivukuluja kokonaisansion perusteella

Eduskunta vahvistaa vuosittain sosiaalivakuutusmaksut eli palkan pakolliset sivukulut. Ajan tasalla olevat tiedot löytyvät esimerkiksi eläkevakuutusyhtiöiden www-sivuilta tai www.stm.fi

Osuuskunnan pitää siis myydä työtä vähintään 130,80 euron hinnalla (lisättynä arvonlisäverolla), jotta työntekijä saa nettopalkkaa itselleen 78,55 euroa.

5. Tulorekisteri

Vuoden 2019 alussa otettiin Suomessa käyttöön Tulorekisteri. Se on kansallinen tietokanta, johon kerätään kaikkien Suomessa asuvien henkilöiden tulotiedot. Työnantajat ilmoittavat rekisteriin maksetut palkat ja erilaiset korvaukset, Kela ja muut viranomaiset vuodesta 2021 lähtien maksetut etuudet. Onkin tärkeää, että tiedot tulevat kerralla oikein rekisteriin, sillä työnantajalla on 10 vuoden ajan velvollisuus korjata virheelliset tiedot.

Jatkossa verottaja, eläke- ja muut vakuutusyhtiöt ja muut viranomaiset ja toimijat, kuten Kela ja työttömyyskassat, hakevat kaikki tulonsaajien tiedot.  Työnantajien pitää ilmoittaa työntekijöiden palkkatiedot tulorekisteriin 5 päivän kuluessa maksupäivästä, ja sairausvakuutusmaksu pitää ilmoittaa seuraavan kuukauden 5 päivään mennessä Lisätietoja www.tulorekisteri.fi

6. Kirjanpito

Mikroyrityksiksi lasketaan osuuskunnat, joilla ylittyy vain yksi seuraavista ehdoista:

1. Liikevaihto 700 000 euroa
2. Taseen loppusumma 350 000 euroa
3. Keskimäärin yli 10 työntekijää.

Osuuskunnan tilinpäätös ja veroilmoitus tehdään aina tilikausittain.

Kaikki tulot, menot, lainat, palkat ja rahan siirrot viedään eli kirjataan kirjanpitoon ja kaikkien tositteiden (=kuittien ja laskujen) tulee olla alkuperäisiä. Kun lasku tai kuitti on digitalisoitu ja tallennettu ohjelmaan, siitä tulee alkuperäinen tosite ja paperisen tositteen voi tuhota.

Kirjanpidon kaksi tärkeintä raporttia ovat tuloslaskelma ja tase. Tuloslaskelma kertoo tietyn laskentajakson tuotot ja kulut ja millaisen tuloksen osuuskunta on tehnyt tuolta ajanjaksolta. Tulos voi olla positiivinen (osuuskunta on tehnyt ylijäämää) tai negatiivinen (osuuskunnan tulos on tappiollinen).  Tase kertoo aina tietyn päivän varallisuustilanteen, eli kuinka paljon osuuskunnalla on sijoituksia, omaisuutta, varastoa, saatavia, rahavaroja sekä pääomia ja velkoja.

Osuuskunnan on käytettävä tilinpäätöksessä joko kululaji- tai toimintokohtaista tuloslaskelmakaavaa. Kirjanpito-ohjelmissa käytetään yleisesti kululajikohtaista tuloslaskelmakaavaa.  

TULOSLASKELMA

LIIKEVAIHTO

Valmiiden ja keskeneräisten tuotteiden varastojen muutos

Valmistus omaan käyttöön

Liiketoiminnan muut tuotot

Materiaalit ja palvelut

Aineet, tarvikkeet ja tavarat

Ulkopuoliset palvelut

Henkilöstökulut

Palkat ja palkkiot

Eläkevakuutusmaksut

Muut lakisääteiset sivukulut

Poistot ja arvonalentumiset

Liiketoiminnan muut kulut

LIIKEVOITTO (-TAPPIO)

Rahoitustuotot ja -kulut

VOITTO (TAPPIO) ENNEN TILINPÄÄTÖSSIIRTOJA JA VEROJA

Tilinpäätössiirrot

Tuloverot

Muut välittömät verot

TILIKAUDEN YLIJÄÄMÄ (TAPPIO)

Liikevaihto koostuu osuuskunnan myynnistä ilman arvonlisäveron osuutta. Laskuttaessaan osuuskunta lisää arvonlisäveron myyntilaskuun arvonlisäverolain sääntöjen mukaisesti.

Liiketoiminnan muut tuotot ovat erilaisia avustuksia, vuokratuottoja sekä muita satunnaisia tuottoja, jotka eivät varsinaisesti ole osuuskunnan liiketoimintaa

Ostot sisältävät kaikki tuottojen hankintaan ostetut tavarat ja tuotteet, sekä varaston muutoksen.  Ostojen ryhmässä on myös myyntiin liittyvät alihankintatyöt. 

Henkilöstökulut sisältävät palkkojen lisäksi palkkojen lakisääteiset sivukulut (eläke- ja muut vakuutusmaksut).

Poistot ovat kulukirjauksia pitkäaikaiseen käyttöön hankituista tuotannontekijöistä (rakennukset, maa-alueet, kiinteistöt, koneet, laitteet, kalusto jne.). Hankinta kirjataan ensin taseeseen vastaavalle kirjanpitotilille. Vuosittain tätä aktivoitua hankintahintaa vähennetään kulukirjauksella eli poistolla kirjanpidon tuloslaskelmassa.  Elinkeinoverolaissa (EVL) on määritelty verottajan hyväksymät maksimipoistot kullekin omaisuuserälle. Kone- ja kalustohankinnat voidaan poistaa käyttöaikanaan poistoina kuluiksi ns. menojäännösmenettelyn kautta, jolloin joka vuosi kirjataan kuluksi kirjanpitoon 25 % edellisen vuoden lopussa olleesta koneen ja kaluston kirjanpitoarvosta.  Pienet (alle 1 200 euroa tai käyttöikä alle 3 vuotta) laite- ja kalustohankinnat voidaan kirjata suoraan kuluksi tilikaudella.

Muut liiketoiminnan kulut ovat muita henkilöstökuluja (esim. työterveyshuolto), vuokria, tietoliikennekuluja, matkakuluja, markkinointi- ja tiedotuskuluja, sekä hallinnon kuluja.

TASE

Tase kertoo mistä osuuskunnan varat ovat lähtöisin ja mihin varat ovat sitoutuneet tiettynä päivänä.

Pysyvissä vastaavissa näytetään kuinka paljon rahaa on sitoutunut aineellisiin (esim. koneet) ja aineettomiin (esim. atk-lisenssit) hyödykkeisiin. Osuuskunnalla voi olla myös sijoituksia, esim. omistuksia muissa osuuskunnissa tai yrityksissä.

Vaihtuvat  vastaavat -ryhmässä kerrotaan vaihto-omaisuuden eli varaston arvo sekä pitkä-  ja lyhytaikaiset saamiset. Lisäksi näytetään rahoitusarvopaperien arvo, kuin myös pankkitilin ja käteisvarojen saldo laskentahetkellä.

Taseen vastattavaa puoli koostuu omasta ja vieraasta pääomasta. Omaa pääomaa ovat esimerkiksi osuusmaksut (osuuspääoma), sekä edellisten tilikausien ja kuluvan tilikauden ylijäämät. Vieras pääoma on osuuskunnan velkaa ulkopuolisille tahoille. Pitkäaikaisia velkoja ovat velat, jotka erääntyvät yli yhden vuoden kuluttua, ja lyhytaikaisia velkoja ovat mm. ostovelat, verovelat ja lomapalkkavelka.

7. Sähköinen taloushallinto

Markkinoilla on useita eri taloushallinto-ohjelmia. Näistä osa on pelkästään tilitoimistojen käyttöön myytäviä ohjelmia, osa suoraan loppukäyttäjien käyttöön tarkoitettuja ohjelmia. Yhä useamman osuuskunnan kirjanpito tehdään osittain tai kokonaan sähköisesti.

Huhtikuun alussa 2020 astui voimaan Verkkolaskulaki, jonka mukaan liiketoimintaa harjoittavat yhteisöt voivat kieltäytyä vastaanottamasta paperilaskuja. Silloin laskuttajan pitää lähettää asiakkaalle verkkolasku.  Useimmissa taloushallinto-ohjelmissa on mukana laskutusominaisuus. Verkkolaskuja on helppo lähettää myös erilaisten nettipalveluiden kautta. 

Modernit taloushallinnon ohjelmistot rakennetaan olettaen, että osuuskunta ottaa vastaan vain verkkolaskuja, jolloin nämä tulevat automaattisesti ohjelmaan. Paperilaskut ja sähköpostitse tulleet laskut skannataan ohjelmaan. Useissa ohjelmissa on tämän jälkeen mahdollisuus lähettää kaikki laskut automaattisesti pankkiin maksettavaksi, jolloin laskuja ei enää käydä erikseen maksamassa verkkopankissa. Sähköiset taloushallinto-ohjelmat hakevat myös tiliotteet suoraan pankista.

Osuuskunnalla voi olla myös pankki- tai luottokortteja. Kaikissa sähköisissä ohjelmissa on käytössä erilaisia kuittien vastaanottotapoja. Kuitit kuvataan tai skannataan ja tallennetaan sitten erilaisiin kuittisovelluksiin, josta ne poimitaan kirjanpitotapahtumien liitteeksi ja tallennetaan ohjelman sähköiseen arkistoon.

Taloudenhoitajan tehtäviin on perinteisesti kuulunut osuuskunnan laskujen ja palkkojen maksaminen. Nyt kun ohjelmarobotit hoitavat laskujen maksamisen automaattisesti, on syytä erityisesti kiinnittää huomiota että jokaisella laskulla on sekä tarkastaja että hyväksyjä. Näin huolehditaan siitä, että osuuskuntaan ei tältä osin synny ns. ”vaarallista työtehtävää”, jolloin väärinkäytösten mahdollisuus lisääntyy.

Mitä tehtäviä sitten kirjanpitäjälle jää? Ensinnäkin hän varmistaa, että ohjelmaan saapuvat ostolaskut ja kuitit ovat kaikki kirjanpitolain mukaisia sekä liittyvät osuuskunnan elinkeinotoimintaan eli ovat vähennyskelpoisia verotuksessa.  Kirjanpitäjä tarkistaa myyntilaskut, arvonlisäverot ja tiliöinnit. Kuukausittain kirjanpitäjä kirjaa palkat ja niiden sivukulut, sekä huolehtii että palkkatiedot ovat kirjautuneet oikein Tulorekisteriin. Hän tarkastaa, että kustannuspaikka- ja projektiraportit ovat asianmukaiset ja lähettää osuuskunnan yhteyshenkilölle kirjanpitoraportit (esimerkiksi tuloslaskelma, tase, pääkirja ja kustannuspaikkaraportti). Kirjanpitäjä tekee arvonlisäveroilmoitukset verottajalle.

8. Tilinpäätös ja veroilmoitus

Tilikauden päättyessä kirjanpitäjä tekee tilinpäätöksen, jonka pitää antaa oikeat ja riittävät tiedot osuuskunnan tuloksesta sekä taloudellisesta asemasta.  Tilinpäätöksessä jaksotetaan tilikaudelle kuuluvat tulot ja menot eli kirjanpito oikaistaan tilinpäätöshetkellä suoriteperusteiseksi. Tuloslaskelman ja taseen lisäksi on laadittava tilinpäätöksen liitetiedot. Mikro- ja pienyrityksille on annettu helpotuksia liitetietojen esittämiseen.  (kts. PMA)https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2015/20151753.

Tilinpäätöksen pitää olla valmis siinä aikataulussa kuin osuuskunnan säännöissä lukee. Istuva hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen sekä tekee ehdotuksen osuuskunnan kokoukselle tuloksen käsittelystä. Tämän jälkeen teetetään toiminnan- tai tilintarkastus sääntöjen määräämällä tavalla.   Tarkastettu tilinpäätös esitetään osuuskuntakokoukselle, joka vahvistaa tilinpäätöksen ja tekee päätöksen tuloksen käsittelystä.

Veroilmoitus pitää tehdä 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Veroilmoituksen yhteydessä lähetetään liitteinä osuuskunnan tuloslaskelma, tase sekä liitetiedot, jotka verottaja toimittaa eteenpäin Patentti- ja rekisterihallitukselle.  Tilinpäätös pitää rekisteröidä kuuden kuukauden kuluttua tilinpäätöksestä.

9. Talousarvio

Talousarvioiden eli budjettien avulla pystytään osuuskunnan perustamisvaiheessa arvioimaan eri liiketoimintasuunnitelmien realistisuutta.

Talousarvio on myös osuuskunnan hallituksen tärkein työkalu kun sen pitää seurata osuuskunnan taloutta tilikauden aikana. Osuuskunnan budjetti kannattaa rakentaa kirjanpidossa käytetyn tilikartan (tuloslaskelma) mukaisesti.

Vuosibudjetti on tuloslaskelman rakenteen mukaisesti laadittu laskelma, jossa arvioidaan koko vuoden tuotot (=nettomyynti eli liikevaihto), sekä tulonhankkimiseen kohdistuvat kulut. Talousarvio on nimensä mukaisesti arvio, joka tehdään aina joillain oletuksilla. Jos oletusarvoissa tapahtuu oleellisia muutoksia vuoden aikana, niin silloin vuosibudjettia oikaistaan ja lasketaan uusi, sopeutettu budjetti.

Vuosibudjetti voidaan laskea esimerkiksi seuraavalla tavalla: Ensin lasketaan kuinka paljon osuuskunnalla on kiinteitä kuluja vuositasolla (palkat sivukuluineen, vuokrat, tietoliikenneyhteydet, markkinointi, taloushallinto, muut liiketoiminnan kulut jne.).  Tämän jälkeen arvioidaan liikevaihdon suuruus, ja myyntiin välittömästi kohdistuvat muuttuvat kulut (palkat ja sivukulut, ostot jne.)

Tarjousten tekemisessä pitää tehdä myös erilaisia laskelmia. Esimerkiksi hinnoittelua varten pitää osata laskea, mitä tietyn palvelun tai tavaran työn hinta on ja mitä muut tuotteen tekemiseen liittyvät kulut ovat. Tuotteen myyntihinnasta pitää kulujen jälkeen jäädä katetta osuuskunnalle, jolla maksetaan yleisiä kuluja kuten vuokria, markkinointikuluja, taloushallintopalveluita ja tietoliikennekuluja.  Järkevää on kerryttää myös ylijäämää, jotta voidaan vahvistaa osuuskunnan omaa pääomaa ja täten varautua yllättäviin tilanteisiin ja kuluihin. Useissa osuuskunnissa on päätetty, että laskutuksesta jätetään 5-15 prosentin kate yleisten kulujen kattamiseen. Prosentin suuruus riippuu tietysti toimialasta ja kustannusrakenteesta, sekä ylijäämätavoitteesta. Ja toki hinnan pitää olla myös kilpailukykyinen muihin saman alan toimijoihin nähden.

Liite: Osuuskunnan budjettiesimerkki (.xlsx)

10. Kustannuspaikkalaskenta

Monialaisissa tai monen työntekijän osuuskunnissa kannattaa kirjanpitoa tehdä kustannuspaikka- ja/tai projektikohtaisesti. Tällöin jokainen myynti- ja ostolasku, kuin myös palkat ja muut kulut kirjataan kirjanpitotilin lisäksi etukäteen määritellyille kustannuspaikoille. Kustannuspaikat voivat olla esimerkiksi työntekijä-, tiimi- tai toimialakohtaisia.  

Kustannuspaikkojen avulla kirjanpidosta saa helposti tuloslaskelmamuotoisia raportteja, joissa näkyy kuinka paljon tuloja ja kuluja kustannuspaikalla on ja kuinka paljon se on tuottanut katetta eli ylijäämää osuuskunnalle. Eri kustannuspaikoilla voi olla myös erilaiset kateprosentit. Jos joku työntekijä tekee töitä osuuskunnan lukuun enemmän kuin muut, niin hänen laskutuksestaan jäävä kateosuus voi olla pienempikin kuin muilla. Osuuskunnan hallitus tekee kateprosenttipäätökset talousarvion yhteydessä. Nämä on hyvä esitellä osuuskunnan kokoukselle, vaikka budjetin hyväksyminen ei kuulukaan sen lakisääteisiin tehtäviin. 

Myös rahoittajat vaativat usein kustannuspaikkaraportteja varmistaakseen että avustukset on käytetty juuri siihen tarkoitukseen kuin ne on myönnetty.

11. Kassavirtalaskelma

Kassavirtalaskelman avulla varmistetaan että osuuskunnan rahat riittävät tiedossa oleviin maksuihin: ostolaskut, tuloverot, arvonlisävero, ennakonpidätys ja sv-maksut, eläkevakuutusmaksut ja muut liiketoiminnan kulut.

Kassavirtalaskelma tehdään excelin muotoon johon syötetään pankkitilille ja kassaan tulleet suoritukset (myyntilaskut), sekä maksettavat kululaskut, verot ja muut maksut.  Laskelma voidaan tehdä päivä/viikko- tai kuukausikohtaisesti.

12. Osuuskunnan verotus

Osuuskunta maksaa tuloksestaan eli ylijäämästään samansuuruisen tuloveron kuin osakeyhtiö voitostaan eli 20 prosenttia.  Verottaja määrää osuuskunnalle ennakkoveron edellisten vuosien toteutuman perusteella, mutta varsinkin alkuvaiheessa, jos tavoitteena ei ole osuuskunnassa tehdä ylijäämää, kannattaa verottajalta hakea muutosta ennakkoveroihin. Kts. Tuloverolaki https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19921535

Osuuskunta noudattaa elinkeinotoimintaa harjoittavana yhteisönä arvonlisäverolakia. Suomessa on käytössä neljä eri arvonlisäveroprosenttia; 24 %, 14%, 10 % sekä 0 %. Lisäksi osa tuotteista ja palveluista on vapautettu kokonaan arvonlisäverosta. Yleisverokanta on 24%, jota käytetään yleisesti kaikissa palveluiden ja tavaroiden myynneissä. Laissa on määritelty alemmat verokannat tietyille tuotteille; esimerkiksi elintarvikkeet sisältävät 14 % arvonlisäveroa ja taksimaksut 10 prosenttia. Ennen osuuskunnan perustamista on syytä tutustua millaisia arvonlisäverokantoja osuuskunnan tulee käyttää myydessään eri tuotteita. Kts. Arvonlisäverolaki https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1993/19931501

13. Työnjako tilitoimiston kanssa

Tilitoimiston valintaan kannattaa käyttää aikaa. Eri toimistot ovat erikoistuneet eri toimialoille ja useimmat myös tiettyjen yhtiömuotojen palveluun. 

On hyvä pohtia kuinka paljon taloushallinnon osaamista osuuskunnan hallituksella ja taloudenhoitajalla on ja mitkä asiat on syytä ulkoistaa ammattilaisten hoidettavaksi.

Liitteenä on esimerkinomainen lista jonka avulla voidaan tilitoimiston kanssa käydä läpi eri tehtäviä ja vastuunjakoa

Liite: Työnjako tilitoimiston kanssa (.xlsx)

Teksti: Merja Hiltunen, Idekoop Osuuskunta