Osuuskunnan perustamisen käytännön toimet

1. Osuuskunnan toiminimen valinta

Hyvissä ajoin ennen osuuskunnan perustamisasiakirjojen tekemistä täytyy osuuskunnalle etsiä toiminimi. Toiminimen tulee yksilöidä osuuskunta ja erottautua selvästi ennestään jo rekisterissä olevista toiminimistä. Nimisuunnittelussa on hyödyllistä tutustua jo rekisteröityihin nimiin. Toiminimiä voi itse tutkia esimerkiksi YTJ– ja Virre -tietopalveluissa.

Toiminimilain mukaan osuuskunnan toiminimessä tulee olla sana ”osuuskunta”, yhdysosa ”osuus” tai lyhennys ”osk”. Ruotsinkielisessä osuuskunnan nimessä tulee vastaavasti olla sana ”andelslag”, yhdysosa ”andels” tai lyhennys ”anl”.

Toiminimi rekisteröidään joko suomen- tai ruotsinkielisenä. Toiminimellä voi olla erikielisiä rinnakkaistoiminimiä eli suomen- tai ruotsinkielisen toiminimen käännöksiä. Osuuskunnan rinnakkaistoiminimi tulee ottaa osuuskunnan sääntöihin.

Aputoiminimi

Osuuskunta voi harjoittaa osaa toiminnastaan aputoiminimellä. Aputoiminimi voidaan ottaa käyttöön hallituksen päätöksellä. Kun aputoiminimi ilmoitetaan kaupparekisteriin, on samalla ilmoitettava myös aputoiminimellä harjoitettava toimialan osa. Aputoiminimessä ei saa olla yhteisömuodon tunnusta. Jokaisesta kaupparekisteriin ilmoitettavasta aputoiminimestä on maksettava erillinen käsittelymaksu.

Lisätietoa: https://www.prh.fi/fi/kaupparekisteri/yritystennimet/aputoiminimi.html

Rinnakkaistoiminimi

Jos osuuskunnalle halutaan rekisteröidä apu- tai rinnakkaistoiminimi, on se muistettava ilmoittaa myös kaupparekisterin ilmoituslomakkeilla, vaikka esimerkiksi aputoiminimen ottamisesta olisi erillinen hallituksen kokouksen päätös liitteenä.

Lisätietoa: https://www.prh.fi/fi/kaupparekisteri/yritystennimet/rinnakkaistoiminimi.html

Etukäteen ei voi olla varma, voidaanko tietty toiminimi rekisteröidä. Ajan säästämiseksi voidaan perustamisilmoitusta jätettäessä antaa nimivaihtoehtoja tutkittavaksi. Vaihtoehtoja voidaan antaa enintään kolme. Nimet tutkitaan ainoastaan, mikäli alkuperäistä toiminimeä ei voida rekisteröidä. Toiminimeä ei kannata painattaa lomakkeille, mainoskyltteihin tms. ennen kuin toiminimi on merkitty kaupparekisteriin.

2. Osuuskunnan perustaminen

Osuuskunta perustetaan kirjallisella perustamissopimuksella. Perustamissopimuksen allekirjoittajat ovat osuuskunnan perustajia, jotka tulevat myös osuuskunnan jäseniksi. Perustajana voi olla yksi tai useampia henkilöitä. Myös ulkomaalainen ETA-alueen ulkopuolella pysyvän asuin- tai kotipaikan omaava voi toimia osuuskunnan perustajana.

Osuuskunta on aina velvollinen tekemään perustamisilmoituksen kaupparekisteriin. Osuuskunta syntyy rekisteröimisellä.

Osuuskunnan perustamisneuvontaa antavat Pellervon lisäksi muun muassa uusyrityskeskukset, ProAgriat ja muut seudulliset yrityspalveluorganisaatiot eri puolilla maata. Joissakin niistä toimii alkavien osuuskuntayrittäjien neuvontaan perehtyneitä yritysneuvojia. Kaupparekisterineuvonta numerossa 029 509 5900. Kokemuksia ja neuvoja voi kysyä myös alueen muilta osuuskunnilta.

3. Perustamissopimus

Perustamissopimuksessa (OKL 2:1 §) tulee olla laissa määrätty vähimmäissisältö.

Perustamissopimuksen sisältö (OKL 2:2 §)

Perustamissopimuksessa on aina mainittava:
1) sopimuksen päivämäärä;
2) kaikki perustajajäsenet ja kunkin merkitsemät osuudet;
3) osuudesta osuuskunnalle maksettava määrä (merkintähinta);
4) osuuden maksuaika; sekä
5) osuuskunnan hallituksen jäsenet.

Perustamissopimukseen on otettava tai liitettävä 3 §:ssä tarkoitetut säännöt. Sääntöjen laadinnassa suosittelemme käyttämään tämän sivuston mallisääntöjä. Tilikaudesta on määrättävä perustamissopimuksessa tai säännöissä. Perustamissopimuksessa on mainittava osuuskunnan toimitusjohtaja, (hallintoneuvoston jäsenet), tilintarkastajat ja toiminnantarkastajat, jos osuuskunnassa on tällainen elin. Lisäksi osakkeista ja niiden merkitsijöistä on mainittava 1 momentissa tarkoitetut tiedot, jos annetaan myös osakkeita. Perustamissopimuksessa voidaan nimetä hallituksen (ja hallintoneuvoston) puheenjohtaja. Jos hallituksen puheenjohtajaa ei nimetä perustamissopimuksessa, hallituksen tulee pitää järjestäytymiskokous, jossa valitaan puheenjohtaja. Pöytäkirja liitetään kaupparekisteriin toimitettaviin perustamisasiakirjoihin.

Perustamissopimus tulee laatia useampana alkuperäiskappaleena, koska muun muassa osuuskunnan perustamisilmoituksen liitteeksi vaaditaan perustamiskirjan alkuperäiskappale. Yksi alkuperäinen kappale kannattaa jättää osuuskuntaa varten.

4. Perustamisilmoitus kaupparekisteriin

Osuuskunta on ilmoitettava rekisteröitäväksi kaupparekisteriin kolmen kuukauden kuluessa osuuskunnan perustamissopimuksen allekirjoittamisesta. Ilmoitus tehdään perustamisilmoituslomakkeella Y1. Lisäksi täytetään liitelomake 2 ja henkilötietolomake.

Perustamisilmoituksen tekemisestä ovat vastuussa osuuskunnan hallituksen varsinaiset jäsenet. Perustamisilmoitus on jonkun sen tekemisestä vastuussa olevan tai hänen valtuuttamansa henkilön allekirjoitettava. Jos valtuutettu allekirjoittaa ilmoituslomakkeen, liitetään mukaan alkuperäinen valtakirja.

Perustamisilmoituslomakkeet (perustamisilmoituslomake Y1, liitelomake 2 ja henkilötietolomake) jätetään alkuperäisinä. Mukaan liitetään

• perustamissopimus alkuperäisenä
• osuuskunnan säännöt
• pöytäkirja hallituksen puheenjohtajan valinnasta (puheenjohtaja voidaan nimetä myös perustamissopimuksessa)
• tosite (kuitti tai tiliote) suoritetusta käsittelymaksusta.

 HUOM! Suomessa asuvan henkilön kotiosoitetta ei enää ilmoiteta kaupparekisteriin. Luonnollisten henkilöiden yksilöintitiedot ilmoitetaan kaupparekisteriin erityisellä henkilötietolomakkeella.

Perustamisilmoitukseen on liitettävä hallituksen jäsenten ja toimitusjohtajan vakuutus siitä, että perustamisessa on noudatettu osuuskuntalakia. Vakuutus annetaan liitelomakkeella 2 tai erillisellä liitteellä.

Kaupparekisteri-ilmoituksen yhteydessä maksetaan PRH:n hinnaston mukainen käsittelymaksu. Jokaisesta aputoiminimestä maksetaan lisäksi erillinen käsittelymaksu. Maksukuitti liitetään ilmoitukseen mukaan. Tarkemmat ohjeet ja hinnastot käsittelymaksun maksamiseksi Patentti- ja rekisterihallituksen sivuilla.

Perustamisilmoitus liitteineen voidaan lähettää postitse Patentti- ja rekisterihallitukseen tai jättää sen asiakaspalveluun, maistraattiin, ELY-keskukseen tai Verohallinnon toimipisteeseen. Perustamisilmoituslomakkeet YTJ:n sivuilla.

Sivuilla on myös osuuskunnan perustamispaketti, jossa osuuskunnan perustamisessa tarvittavat asiakirjapohjat, ilmoituslomakkeet ja perustamiseen liittyvät ohjeet. Perustamispaketin sääntöosio on suunniteltu osuuskunnalle, jolle riittää vakiomuotoiset säännöt, suosittelemme kuitenkin käyttämään tämän oppaan mallisääntöjä apuna sääntöjen laadinnassa.

Osuuskuntaa varten tulee ottaa kopio täytetystä ilmoituslomakkeesta ja liitteistä.

5. Perustamisilmoitus Verohallinnolle

Osuuskunta on kirjanpito- ja verovelvollinen yritys. Sen liiketoiminnan aloittamisesta on tehtävä ilmoitus Verohallinnolle.

Osuuskunnassa ilmoitus tehdään perustamisilmoituslomakkeella Y1. Samalla perustamisilmoituslomakkeella ilmoittaudutaan sekä Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteriin että Verohallinnon rekistereihin. Verohallinnon tässä tarkoitettuja rekistereitä ovat ennakkoperintärekisteri, työnantajarekisteri ja arvonlisäverovelvollisten rekisteri. Samassa yhteydessä on annettava ennakkoverojen määräämistä varten tarvittavat tiedot arvioidusta liikevaihdosta ja verotettavasta tulosta.

Palkanmaksua varten on ilmoittauduttava työnantajarekisteriin säännölliseksi työnantajaksi, mikäli palkkaa tullaan maksamaan säännöllisesti vähintään kahdelle työntekijälle yhtäjaksoisesti vuoden ajan tai pätkätyötä tekeviä on vähintään kuusi.

Ennakkoperintärekisteriin merkitään muun muassa osuuskunta, joka harjoittaa elinkeinotoimintaa. Työkorvauksen maksaja voi tarkistaa työn suorittajan rekisteröintiaseman internetistä julkisesta YTJ-tietopalvelusta tai puhelimitse Verohallinnosta.

Lisätietoja saa Verohallinnon sivuilta ja toimipisteistä. Lomakkeet täyttöohjeineen löytyvät YTJ-tietopalvelusta.

Heti perustamisilmoituksen saavuttua PRH:lle, ELY-keskukseen, maistraattiin tai Verohallintoon, ilmoitus kirjataan yritys- ja yhteisötietojärjestelmään ja yritykselle annetaan Y-tunnus. Y-tunnusta on käytettävä asioitaessa Verohallinnon kanssa. Y-tunnusta on käytettävä myös yrityksen kirjeissä ja lomakkeissa (muun muassa tilaus-, tarjous- ja laskulomakkeet).

6. Elinkeinolupa

Määrättyjen elinkeinojen harjoittamiselle voidaan lainsäädännössä asettaa rajoituksia. Tällaisiin elinkeinoihin liittyy esimerkiksi turvallisuus-, terveys- ja talousriskejä. Näitä elinkeinoja kutsutaan ohjesääntöisiksi elinkeinoiksi. Kyseisten elinkeinojen harjoittamisen edellytyksenä on kaupparekisteriin merkitsemisen lisäksi usein viranomaisen suorittama rekisteröinti, toimilupa tai hyväksyminen. Yleisimmin luvan myöntää tai rekisteröinnin tekee yrityksen kotipaikan aluehallintovirasto, eräissä tapauksissa kuitenkin erityisviranomainen.

Aluehallintoviraston luvan vaativat muun muassa alkoholin anniskelua harjoittavat ravintolat ja ravitsemisliikkeet, mietoja alkoholijuomia myyvät elintarvikeliikkeet sekä ympärivuorokautisia sosiaali- tai terveyspalveluja tuottavat yritykset. Perintätoiminnan harjoittaminen toisen lukuun vaatii Etelä-Suomen aluehallintoviraston luvan. Kiinteistön- ja asunnonvälitystoimintaa sekä ammattimaista tai laajamittaista seura- ja harrastuseläinten pitämistä harjoittavien yritysten tulee ilmoittautua puolestaan aluehallintoviraston ylläpitämään rekisteriin.

Luvat taksi- ja tavaraliikenteen sekä joukko- ja reittiliikenteen harjoittamiseen myöntää ELY-keskus. Valmismatkaliikkeen harjoittajien tulee ilmoittautua Kilpailu- ja kuluttajaviraston ylläpitämään matkatoimistorekisteriin sekä lisäksi antaa virastolle vakuus. Luvat vartioimisliikkeille ja asealan elinkeinon harjoittamiseen myöntää Poliisihallitus. Sähkö- ja hissiurakoitsijoiden on tehtävä ilmoitus Tukesille ennen toiminnan aloittamista. Yleisötilaisuuden kuten avoimen huvitilaisuuden, kilpailun tai näytöksen järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämispaikan poliisille.

Ennen majoitustoiminnan aloittamista on tehtävä ilmoitus kunnan terveystarkastajalle.  Lisäksi majoitusliikkeeseen saapuvasta matkustajasta tehdään ilmoitus (matkustajailmoitus). Hotellien lisäksi tämä koskee maatilamatkailua, aamiaismajoitusta ja muita majoitustiloja, kuten loma-asuntoja tarjoavia elinkeinonharjoittajia sekä leirintäalueen pitäjiä. Majoitustoiminnan harjoittajan on toimitettava ulkomaalaista koskevat matkustajatiedot sille poliisilaitokselle, jonka toimialueella toiminnanharjoittajan majoitusliike sijaitsee.

7. Ilmoitus elintarvikehuoneistosta

Elintarvikehuoneistosta on tehtävä ilmoitus sijaintikunnan elintarvikevalvontaviranomaiselle ennen toiminnan aloittamista tai toiminnan olennaista muuttamista. Elintarvikehuoneistoja ovat esimerkiksi päivittäistavarakaupat, kioskit, ravintolat ja ruokalat.

Elintarvikehuoneistoilmoitusta ei tarvitse tehdä silloin, kun toimintaan liittyvät riskit ovat elintarviketurvallisuuden kannalta vähäisiä ja

1. elintarvikealan toiminta tapahtuu samassa huoneistossa kuin toimijan harjoittama muu

elinkeinotoiminta

2. toimija on yksityinen henkilö tai
3. toimintaa ei voida pitää elinkeinon harjoittamisena.

Ammattimaisesta toiminnasta on kuitenkin aina tehtävä ilmoitus, vaikka toiminta olisikin elintarviketurvallisuuden kannalta vähäriskistä.

Lisätietoja elintarvikehuoneiston hyväksymisestä Eviran sivuilla.

8. Terveydensuojelulain mukainen hyväksymismenettely

Toiminnanharjoittajan on terveydensuojelulain perusteella tehtävä kirjallinen ilmoitus kunnan terveydensuojeluviranomaiselle muun muassa seuraavien tilojen käyttöönotosta tai toimintojen aloittamisesta: julkiset kokoontumis- tai majoitushuoneistot, yleiseen käyttöön tarkoitetut saunat, uimahallit ja kylpylät, eläinten pitoon tarkoitetut rakennukset ja aitaukset asemakaava-alueella sekä kampaamot, parturit, kauneus- tai jalkahoitolat, tatuointiliikkeet ja solariumit. Lisätietoja saa kuntien terveydensuojeluviranomaisilta.