Markkinoilla on useita eri taloushallinto-ohjelmia. Näistä osa on pelkästään tilitoimistojen käyttöön myytäviä ohjelmia, osa suoraan loppukäyttäjien käyttöön tarkoitettuja ohjelmia. Yhä useamman osuuskunnan kirjanpito tehdään osittain tai kokonaan sähköisesti.
Huhtikuun alussa 2020 astui voimaan Verkkolaskulaki, jonka mukaan liiketoimintaa harjoittavat yhteisöt voivat kieltäytyä vastaanottamasta paperilaskuja. Silloin laskuttajan pitää lähettää asiakkaalle verkkolasku. Useimmissa taloushallinto-ohjelmissa on mukana laskutusominaisuus. Verkkolaskuja on helppo lähettää myös erilaisten nettipalveluiden kautta.
Modernit taloushallinnon ohjelmistot rakennetaan olettaen, että osuuskunta ottaa vastaan vain verkkolaskuja, jolloin nämä tulevat automaattisesti ohjelmaan. Paperilaskut ja sähköpostitse tulleet laskut skannataan ohjelmaan. Useissa ohjelmissa on tämän jälkeen mahdollisuus lähettää kaikki laskut automaattisesti pankkiin maksettavaksi, jolloin laskuja ei enää käydä erikseen maksamassa verkkopankissa. Sähköiset taloushallinto-ohjelmat hakevat myös tiliotteet suoraan pankista.
Osuuskunnalla voi olla myös pankki- tai luottokortteja. Kaikissa sähköisissä ohjelmissa on käytössä erilaisia kuittien vastaanottotapoja. Kuitit kuvataan tai skannataan ja tallennetaan sitten erilaisiin kuittisovelluksiin, josta ne poimitaan kirjanpitotapahtumien liitteeksi ja tallennetaan ohjelman sähköiseen arkistoon.
Taloudenhoitajan tehtäviin on perinteisesti kuulunut osuuskunnan laskujen ja palkkojen maksaminen. Nyt kun ohjelmarobotit hoitavat laskujen maksamisen automaattisesti, on syytä erityisesti kiinnittää huomiota että jokaisella laskulla on sekä tarkastaja että hyväksyjä. Näin huolehditaan siitä, että osuuskuntaan ei tältä osin synny ns. ”vaarallista työtehtävää”, jolloin väärinkäytösten mahdollisuus lisääntyy.
Mitä tehtäviä sitten kirjanpitäjälle jää? Ensinnäkin hän varmistaa, että ohjelmaan saapuvat ostolaskut ja kuitit ovat kaikki kirjanpitolain mukaisia sekä liittyvät osuuskunnan elinkeinotoimintaan eli ovat vähennyskelpoisia verotuksessa. Kirjanpitäjä tarkistaa myyntilaskut, arvonlisäverot ja tiliöinnit. Kuukausittain kirjanpitäjä kirjaa palkat ja niiden sivukulut, sekä huolehtii että palkkatiedot ovat kirjautuneet oikein Tulorekisteriin. Hän tarkastaa, että kustannuspaikka- ja projektiraportit ovat asianmukaiset ja lähettää osuuskunnan yhteyshenkilölle kirjanpitoraportit (esimerkiksi tuloslaskelma, tase, pääkirja ja kustannuspaikkaraportti). Kirjanpitäjä tekee arvonlisäveroilmoitukset verottajalle.